Die Stempeluhr war gestern und auch die Erfassung der Arbeitszeit mit Excel ist nicht mehr zeitgemäß. Unternehmen, die mit der Zeit gehen und auf digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung setzen, erhalten im knallharten Wettbewerb Rückenwind, denn der Mehrwert solcher smarten Lösungen ist enorm. 

Wir stellen die effizientesten Methoden der digitalen Arbeitszeiterfassung in Unternehmen vor und gehen ausführlich auf die vielen damit verbundenen Vorteile für den Betriebsalltag ein, dessen Effizienz sich im Sinne des Workflows anhand verschiedener Parameter messen lässt. Was sind die wichtigsten Kriterien für eine fortschrittliche Softwarelösung zur digitalen und mobilen Arbeitszeiterfassung?

 

Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung ist die Protokollierung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern. Geschaffen wird eine Grundlage zu ihrer Auszahlung und Anwesenheitskontrolle. Davon profitieren die Beschäftigten ebenfalls, die anhand der Protokolle die Korrektheit der Berechnung überprüfen und auf juristisch stichhaltige Weise anfechten können. Im früheren Arbeitsalltag nutzten Arbeitgeber hierfür Stempeluhren. Die Tabellenerfassung durch Excel markiert einen Zwischenschritt zu den heutigen digitalen und mobilen Softwarelösungen.

In einem Grundsatzurteil des EuGH vom 14. Mai 2019 wurde die Einführung eines Zeiterfassungssystems für Unternehmen obligatorisch. In Deutschland bedeutet dies, dass die bisherige Pflicht der Zeiterfassung für Minijobber auf reguläre Beschäftigte ausgeweitet wird. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte die Vorgabe aus Luxemburg am 13. September 2022.

Vorteile und Nachteile mobiler Arbeitszeiterfassung

Pro:

• Überwachung der Arbeitszeiten in Echtzeit

• automatische Verrechnung

• mehr Möglichkeiten für Analyse und Monitoring

• Transparenz und Flexibilität

• Sicherheit durch Einhaltung von Urlaubs- und Pausenzeiten

• besserer Workflow durch Schnelligkeit und Fehlervermeidung

• unabhängiger Netzzugang 

• Einloggen mit vielen Geräten unterstützt BYOD

Kontra:

• Investitions- und Betriebskosten

• Notwendigkeit von Pflege und Wartung

• Kommunikationsaufwand und Schulung

• Möglichkeit technischer Fehler und Störungen

 

Die alte Stempeluhr ist längst digital

Noch heute wird im deutschen Betriebsalltag von der Stempeluhr gesprochen. Die Bedeutung wird allerdings nur noch im übertragenen Sinne verwendet. Die einfache mechanische Lösung war in Zeiten vertretbar, in denen es nichts Besseres gab. In der Epoche der Digitalisierung lassen sich die Potenziale der virtuellen Welt allerdings ebenfalls für die Arbeitszeiterfassung nutzen. Sie sind ein Bestandteil der Industrie 4.0.

So ist es kein Zufall, dass es auf dem Markt bereits zahlreiche hochentwickelte Softwarelösungen für die Arbeitszeiterfassung gibt, die von Unternehmen, die nicht auf die Entwicklung eigener Software setzen, problemlos erworben werden können. Der Produktvergleich empfiehlt sich zum Aufspüren der besten Lösungen, die optimal auf die Bedürfnisse des eigenen Betriebs zugeschnitten sind.

Was ist bei der Auswahl der Zeiterfassungssoftware zu beachten?

Fortschrittliche Zeiterfassungssoftware, z.B. eine Stempeluhr von Papershift, macht den Beschäftigten die Eintragung ihrer Arbeitszeiten so einfach wie möglich. Im Idealfall können Arbeitnehmer sich ortsungebunden mit ihren eigenen Geräten im Sinne von BYOD in die Software eintragen und in Echtzeit ihre Stundenkonten überblicken. Geleistet wird ferner die Synchronisierung und automatische Umwandlung in ein Abrechnungsmodell. Bei der Umwandlung wird die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben zu den Urlaubs- und Pausenzeiten ebenso automatisch geprüft.

Ist dies nicht der Fall, erhalten Arbeitnehmer eine Meldung, um ihnen die Korrektur zu ermöglichen. Zur Unterstützung reibungsloser Abläufe und Reduzierung der Einarbeitszeit ist die Zeiterfassungssoftware benutzerfreundlich und intuitiv verständlich. Bei der Wahl der Software sollten Unternehmer den Funktionsumfang der Lösungen im Blick haben, der sich mit Blick auf Analyse, Monitoring und Art der Arbeit ergibt. 

Schließlich trägt die digitale Zeiterfassung modernen Veränderung in der Arbeitswelt Rechnung und unterstützt die Arbeit in Projekten sowie unterschiedliche Modelle der Arbeitszeit, von denen es heute unter anderem diese gibt:

• Jahresarbeitszeit

• Home-Office

• Arbeit auf Abruf

• Jobsharing

• Vertrauensarbeit

• Zeitwertkonto

• Gleitzeit

• Schichtarbeit

Manche Modelle lassen die Ortung der Mitarbeiter für Vor-Ort-Aufgaben zu. Beachten sollten Unternehmer hierbei mögliche arbeitsrechtliche Konflikte sowie eine tendenziell geringe Akzeptanz auf Seiten des Mitarbeiterstamms. 

Steigerung der Mitarbeitermotivation durch mobile Arbeitszeiterfassung

Die Erhöhung der Mitarbeitermotivation hat viele Gesichter. Insgesamt sind die Aspekte, die sich durch ein smartes und intelligentes digitales System für Arbeitszeiterfassung ergeben, erfreulich vielfältig:

Transparenz

Durch die jederzeit mögliche Verfolgung ihrer Arbeitszeitkonten in Echtzeit haben Arbeitnehmer die Gewissheit, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Missverständnisse, Konflikte und Frustrationen, die sich wegen vermeintlicher oder tatsächlicher Fehler bei der Arbeitszeiterfassung ergeben können, werden vermieden. Vorbei sind die Zeiten, in denen Eintragungsfehler, zum Beispiel aufgrund einer unleserlichen Schrift, eher die Regel als Ausnahme waren.

Fairness

Gleiche Rechte für alle Beschäftigten sorgen für ein Gefühl von Fairness, was zugleich die Mitarbeitermotivation erhöht. Arbeitnehmer, die selbstständig ihre Arbeitszeit in ein intelligentes System eintragen und die sofortige Verrechnung wahrnehmen können, fühlen sich ernst genommen und sind eher bereit, das in sie gesetzte Vertrauen zu rechtfertigen und durch eigene Leistung zu honorieren.

Gamification

Durch die Integration spielerischer Elemente in den Zusammenhang der Arbeitszeiterfassung in das eigene Arbeitszeitkonto mit möglichen Belohnungen wie den Aufstieg in höhere Stufen durch geleistete wie richtig eingetragene Arbeitszeit wird die früher langweilige und mit Pflicht behaftete Routinetätigkeit zum schieren Spaß.

Eigenantrieb

Der Blick in das eigene Arbeitszeitkonto bietet Beschäftigten den steten Vergleich der Soll-Arbeitszeit mit der Ist-Arbeitszeit. Eigene Erfolge im System erfasst zu sehen, motiviert, während ein Zurückbleiben hinter den Zielen ein Ansporn zum Aufschließen ist. Die Historie im Arbeitsalltag wird durch die mit Schaubildern und Statistiken unterlegte zuverlässige Protokollierung greif- und erlebbar. Auch dies motiviert und spornt zu weiteren Leistungen an. 

Flexibilität

Die sofortige Verrechnung der eingetragenen Arbeitszeiten macht es möglich, dass Beschäftigte untereinander ihre Stunden tauschen können, ohne die Interessen des Arbeitgebers zu beeinträchtigen. Flexibilität herrscht überdies dadurch, dass verschiedene Arbeitsmodelle im System berücksichtigt werden können. 

Schließlich sind smarte Anwendungen offen für jedes System von der vom Unternehmen gestellten Software bis zum eigenen PC, Tablet und Smartphone. Dadurch, dass Beschäftigte mit ihren eigenen Geräten im System operieren, schonen sie zugleich die firmeneigenen Ressourcen im Sinne von BYOD.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren durch mobile Arbeitszeiterfassung

Der moderne Arbeitsalltag ist von Vertrauen und einer wertschätzenden Atmosphäre mit flachen Hierarchien geprägt. Dadurch werden die Eigenverantwortlichkeit des Einzelnen gestärkt, die intrinsische Motivation gefördert und das Klima im Betrieb verbessert. Dass motivierte Beschäftigte bessere Beschäftigte sind, ist längst kein Geheimnis mehr. 

Flexible und intelligente Lösungen zur Arbeitszeiterfassung unterstützen die genannten Aspekte und vergrößern durch einen optimierten Funktionsumfang den Aktionsradius des Unternehmens. Sie nehmen Rücksicht auf moderne Lebenswelten in der Industrie 4.0, die durch Vielfalt geprägt und offen für flexible Arbeitszeitmodelle und verschiedene technische Systeme sind und sind ein wichtiger Baustein für einen optimierten Workflow.